Tekeningenbeheer

Uitbreiding, krimp, verhuizing en andere werkzaamheden; als uw bedrijfspand heringericht moet worden of een andere functie krijgt, moet u snel kunnen schakelen. Alle benodigde tekeningen en gegevens dienen dan actueel en direct voorhanden te zijn. Goed tekeningenbeheer is noodzakelijk.

Het is beslist geen eenvoudige opgave om het beheer van tekeningen op orde te brengen, te krijgen en vooral te houden. Tijdens een inventarisatie geeft u uw wensen met betrekking tot de inrichting van het tekeningenbeheer aan ons door. Door samen een checklist op te stellen, kunnen de mogelijkheden en uitgangspunten vlot vorm krijgen, waarna wij vervolgens een goed plan van aanpak kunnen maken. Voeren onderaannemers de revisie van tekeningen uit, dan zorgen wij voor het uitlenen en de inname en controle van de bestanden.

Wij hebben dit traject voor veel organisaties en hebben daardoor veel ervaring opgedaan bij het inrichten van een duidelijk beheer. Onze kennis en ervaring zetten wij ook graag in voor uw organisatie.

Zodra het tekeningenbeheer goed op orde is en alle procedures hiervoor van kracht zijn, kunt u beslissen over de wijze waarop gegevens voorhanden zijn en eventueel eenvoudig beschikbaar gesteld kunnen worden.

Wij kunnen u snel inzicht geven in uw actuele tekeningenbestand en u assisteren bij uitgifte van tekeningen. Daarnaast is het mogelijk dat u toegang krijgt tot de beveiligde online omgeving van PASCADbeheer.

PASCADbeheer is een flexibele vorm van online documentenbeheer, met de volgende voordelen:

• U kunt uw tekeningen altijd en overal opvragen (via PC, laptop, tablet en smartphone met internettoegang);
• U bepaalt met wie u uw tekeningen en informatie (tijdelijk of permanent) wilt delen;
• U kunt eenvoudig tekeningen opvragen en delen, zelf tekenen, aantekeningen maken, mappen aanmaken, projectdocumentatie en foto’s bijvoegen en gegevens doorsturen. Hiervoor is geen specifieke CAD-kennis nodig. wij helpen u graag op weg.

PASCloud is de clouddienst van PASCAD waarbij direct in de cloud kan worden gewerkt. Bij PASCADbeheer wordt de informatie in PDF-bestanden getoond, maar bij PASCloud kan de clouddienst als drive gekoppeld worden, waardoor de XREF-koppelingen binnen de tekeningen blijft werken. De DWG-bestanden worden dan rechtstreeks in de cloud bijgewerkt. Deze vorm van dienstverlening wordt vaak toegepast indien er gebruik wordt gemaakt van een tekenaar op locatie.

Als de inrichting van uw pand is gewijzigd, door een verbouwing of het veranderen van van de toepassingen van de ruimtes, dan is het noodzakelijk de inmiddels verouderde tekeningen aan te passen. Meestal zijn de wijzigingen digitaal beschikbaar via partijen die de wijzigingen hebben aangebracht. Wij nemen deze gegevens over in de systematiek van uw tekeningen. Zo blijven uw tekeningen actueel en direct inzetbaar voor diverse doeleinden.

Het komt voor dat het pand is aangepast en dat de informatie hiervan niet (meer) beschikbaar is. Wij inventariseren de veranderingen en nemen het revisiewerk tot in detail over op alle tekeningen. Zo houdt u het overzicht en de regie.

Overzichtelijk ruimtebeheer helpt bij het optimaal beheren en benutten van beschikbare ruimte, wat u een besparing oplevert op huisvestingskosten.

Op ruimteniveau maken wij onder andere overzichten op soort ruimte, het ruimtegebruik per afdeling en kostenplaats. Ook kunnen wij een controle uitvoeren van de gebruikte oppervlakte ten opzichte van het huurcontract. Het kan ook de basis zijn om huurberekeningen te maken waarmee doorbelastingen getoetst kunnen worden.

De grafische analyses die wij met ruimtebeheer maken, geven een helder beeld van (verborgen) leegstand, maar ook hoe de verschillende afdelingen verspreid door het gebouw zijn gehuisvest.

Wij zijn gespecialiseerd in het maken van kristalheldere vlekkenplannen om met ruimtebeheer diverse ruimtekenmerken inzichtelijk maken. Denk aan huurders, vloerafwerking, een schoonmaakcategorie of personeelsbezetting. Vlekkenplannen ondersteunen de cijfers op grafische wijze en maken het interpreteren vele malen gemakkelijker en sneller.

Vaak worden vlekkenplannen bij huurcontracten gevoegd om meer duidelijkheid te verschaffen over het gehuurde. Onze ervaring is dat dit in veel gevallen discussies kan voorkomen.

Op werkplekniveau kunnen wij een werkplekbezettingsonderzoek uitvoeren. Hiermee brengen wij de bezettingsgraad van uw werkplekken in kaart met behulp van een zogenaamde heatmap (een grafische weergave van de bezettingsgraad waarmee het gebruik van bijvoorbeeld flexplekken snel geanalyseerd kan worden).

Ook kunnen wij de bestaande werkplekken vanaf een plattegrond uitrekenen.

De uit deze grafische weergaven verkregen inzichten kunnen leiden tot een slimmere inrichting, waardoor ruimte beter benut wordt.

Veel organisaties hebben nog dozen en mappen met papieren tekeningen of zelfs calques in speciale tekeningkasten omdat het omzetten van deze statische informatie naar CAD-bestanden niet relevant zou zijn. De nadelen hiervan zijn: het kost veel ruimte, het kent de nodige risico’s (denk aan beschadiging bij brand), het zoeken naar de juiste tekening kost veel tijd en het delen van de gevonden informatie is omslachtig.

Wij kunnen al uw bestaande tekeningen/calques inscannen en overzichtelijk voor u documenteren, zowel lokaal als in combinatie met PASCADbeheer. Zo heeft u de benodigde tekeningen altijd en overal snel (met één klik op de muis) ter beschikking.

• Gezamenlijk opstellen van het gewenste eindresultaat;
• Verzamelen, sorteren en ophalen van de documenten;
• Inscannen van de bestaande tekeningen en/of documenten;
• (Her)coderen van het volledige tekeningarchief;
• Beheer van ingescande documenten via onze SSL-beveiligde internetsite;
• Retourneren van te behouden documenten;
• Professionele papiervernietiging van overbodige bestanden.

Ook overige projectinformatie, zoals handleidingen, certificeringen, metingen en productinformatie kunnen wij, met behoud van inhoudsopgave, voor u inscannen en digitaliseren.

Wij voegen de digitale bladwijzers per hoofdstuk toe, waardoor het werken met mappen ook sneller en eenvoudiger kan worden. De projectinformatie blijft compleet en meerdere personen kunnen er toegang toe krijgen.